Si hay algo que seguramente uses todos los días, es tu mail. Y como la enorme mayoría usamos el Gmail, así sea free o para Empresas, queríamos contarles una función poco conocida que nos ha resultado de enorme utilidad, tanto para nuestro uso, como para campañas digitales de nuestros clientes.
Esta función facilita enormemente la organización automática de correo: los Alias.
Los Alias en Gmail son como los subdominios de un dominio. Pequeñas variaciones de tu dirección original de Gmail a la que le añades un sufijo para crear una dirección única. De alguna forma son como direcciones de usar y tirar. Lo práctico de los Alias es que puedes configurar cualquier filtro para asignar acciones, destacar mensajes o clasificarlos sin que tú hagas nada.
Cómo crearlos
Pongamos que tu dirección de Gmail es tunombre@gmail.com. Para crear un Alias (otra dirección) sólo tienes que añadir el sufijo +nombredealias. Por ejemplo: tunombre+ideas@gmail.com
Acabas de agregar el Alias “ideas” a tu dirección de Gmail original. Si alguien te escribe ahí (o lo haces tú mismo) seguirás recibiendo todos los mensajes como siempre, en la cuenta principal, pero es mucho más fácil anticiparlos y por tanto filtrarlos, organizarlos y procesarlos.
Porque puedes configurar filtros para mover esos mensajes a una carpeta, aplicar una determinada etiqueta, resaltarlos con estrella, no ponerlos nunca en tu Inbox, marcarlos como leidos o incluso reenviarlos a otra cuenta de otro dominio que tú indiques. Lo subrayo porque es importante: sin que tú tengas que hacer nada.
Usos prácticos
Numerosos. La imagen de que son direcciones de “usar y tirar” puede darte ideas para usos prácticos. Pero aquí más que nunca cada uno es quien debe decidir si merece la pena o no utilizarlos, o qué usos particulares les puede dar. Pero déjame darte algunas pistas/sugerencias para usos que yo les doy (o que les he dado en el pasado):
Registros ocasionales Cuántas veces quieres probar un servicio y éste requiere un registro. Ahí das tu email y luego te envían notificaciones o actualizaciones que ni te van ni te vienen. Puedes crear un Alias llamado tunombre+registros@gmail.com y crear un filtro para hacer algo con todos los correos que te envíen ahí.
Newsletters y Boletines Muchos blogs (como en el que estás) ofrecen la posibilidad de recibir los nuevos artículos por Email. En esos casos un alias tipo tunombre+boletines@gmail.com te facilita la labor de agrupar y centralizar todas tus suscripciones en una única carpeta. Un filtro creado para esa dirección te hará la organización más simple y cómoda.
Varias cuentas en mismo servicio Muchos servicios (como Twitter) no te permiten crear dos cuentas utilizando la misma dirección de Email. Puedes crear un alias alternativo para la segunda cuenta o bien uno para cada una. Tú decides. Por ejemplo podrías tener tunombre+twitter1@gmail.comy tunombre+twitter2@gmail.com y mediante un filtro asignar la etiqueta “twitter” a todos los correos que te envíen a ambas direcciones.
Mensajes de formulario Si tienes un blog o una página web es muy posible que tengas un formulario de contacto. ¿Cómo organizas y procesas todos los mensajes que vienen por ahí? Si creas un alias del tipo tunombre+formulario@gmail.com puedes clasificar automáticamente (o reenviar a otra cuenta de otro dominio) todos los correos que te envíen mediante el formulario.
Campañas de emailing
Cuando mandas un emailing a tus clientes y este tiene un botón o formulario de respuesta, es bueno dirigirlo a un Alias que identifique la campaña. Sobre todo si tienes más de un email o campaña corriendo, lo que te permite rápidamente identificar por cuál te estan contactando
6. Formularios Web
Si tienes una Web y en la misma hay más de un formulario de contacto, también es bueno crear Alias para identificar por cuál formulario te estan contactando.
7. Mensajes a ti mismo
Muchas personas se envían o reenvían correos a sí mismos con recordatorios, tareas por hacer o cosas que tienen que comprobar. Esto hace que en su buzón de entrada se mezclen sus propios correos con los de clientes o compañeros, incrementando el ruido y cierta confusión.
Como alternativa puedes crear una carpeta llamada “Mis Tareas” y a continuación un alias del tipo tunombre+tareas@gmail.com. Mediante un sencillo filtro podrás almacenar y clasificar mejor tus propios mensajes. (Y si utilizas mucho el correo desde tu móvil, crea un contacto en el teléfono con ese nuevo email y todas las notas o ideas que te envíes desde el móvil irán a parar ahí.)
Combina los nuevos Alias con los Filtros de Gmail, para ordenar, archivar, etiquetar o resaltar los mails que te llegan y tendrás en tus manos una poderosa herramienta.¿lo mejor? GRATIS!
No se trata de crear alias para todo y generar decenas y decenas de mails. Pero si detectas 2-4 usos concretos que te vienen bien a ti, son una gran ayuda que tienes ahí para reforzar tu organización diaria.
